在职场上具有竞争优势的因素固然很多,但表达能力一定是其中之一;就表达能力而言,更能受到主管或他人肯定的则是演示文稿技巧。很多善于表达的人,并不一定具有演示文稿技巧,而具有演示文稿技巧的人通常表达技巧都颇具功力。
所谓演示文稿技巧,系指针对某一特定诉求主题、特定对象、特定时间,以简明扼要、条理分明、事实呈献、运用例证等透过演示文稿辅助的工具,以达沟通目的一项表达技巧。
一个会表达的人可能口若悬河、词能达意;一个会沟通的人可能词能达意、言之成理;一个具有演示文稿技巧者不独言之成理,且能令人记忆犹新。
演示文稿技巧虽为表达技巧之一环,但都有不同的技巧与功力。诸如:
1. 更重视视觉:因为听众通常为一特定小群体,针对特定主题,在演示文稿资料的准备、图表与文字的架构、演示文稿媒介(media)的呈现、身体语言的运用,现场情境布置,以及演示文稿者现场的走动,都要以引起听众视觉焦点为目的。
2. 更重视信息的正确:演示文稿的目的最好能使听众信服,但有时可能仅为向听众告知,因此在演示文稿中所提供的信息应力求正确,不独运用「数字会说话」的原则,更要使演示文稿中所运用的数据具有逻辑与一致性;所谓一致性应具有组织内部一致性及组织外在一致性。
3. 更重视演示文稿程序:演示文稿时间通常较短,大都介于二十分钟到一个小时,最好控制在半个小时左右。因此程序必需简单扼要。其主要程序通常为:
* 与听众打招呼、介绍自已。
* 说明演示文稿主题。
* 以写新闻稿方式将重点放在前面,以吸引听众立即的关注。
* 说明演示文稿重点。
* 背景资料综合说明。
* 依「听众应该获得那些利益」,进行演示文稿内容表达。
* 以自信而与主题相呼应语气做结尾。
4. 更讲求技巧:虽然演示文稿并不全然在说服听众,但其目的仍应在「请相信我所演示文稿的内容」。因此,应讲求演示文稿技巧。诸如:
* 多运用现代视觉媒介:诸如音效、影视、现场情境、图片与图表,以及相关辅助器材以强化视觉印象。
* 文字简捷有力:诸如所用之投影片,每页最多十行,每行最多十五个字为原则。
* 别忘了面对听众:演示文稿时不要目不转睛「念资料」而要面对听众。眼晴花在投影片的时间最好不要超过20%
* 适时运用音调:视演示文稿内容及时机,偶而强而有力、偶而轻轻低吟、偶而诚恳而感性、偶而缓慢而深沉,以增强演示文稿气氛及演示文稿效果。
* 非语言传播可增进演示文稿效果:根据研究调查显示,一个讯息60%至90%的意义来自非语言,诸如姿势、表情、目光、衣着、行动、手势等传播。
* 让听众注意力集中在你身上:有时因用视觉媒介,听众可能被图文所吸引,造成喧宾夺主。为了让听众仍然以演示文稿者为中心,不妨以走动、重点重复、询问问题,以及暂停方式等,将听众目光拉回。
* 别忘了结尾:不管演讲或演示文稿,结尾仍是重要的一部份。因此,演示文稿结束时,千万不可草草了事,一定要将演示文稿重点予以强调,以及询问听众是否有问题。许多人在回答问题时常常实问虚答,笔者以为以知之为知,不知为不知诚实面对反而获得听众的信赖。
许多人以为演示文稿技巧是公关与行销人员应具的工作技巧,其实也是现代职场朋友自我挑战,以及必备的职场竞争优势。